ศตวรรษ ศรีชาติ ศูนย์สหกิจศึกษา สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน

บทคัดย่อ

          วัตถุประสงค์ของระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อการแบ่งปัน จัดทำขึ้นเพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บและแบ่งปันความรู้ ของเจ้าหน้าที่สหกิจศึกษามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน โดยนำหลักการระบบจัดการเนื้อหา และทฤษฎีการจัดการความรู้ (Knowledge Management, KM) มาประยุกต์ใช้เพื่อจัดการความรู้ช่วยสนับสนุนในการทำงานของเจ้าหน้าที่เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ประสบการณ์ แนวทางการแก้ปัญหา และแนวทางการปฏิบัติที่เป็นเลิศอันเกิดจากทำงานซึ่งจะก่อให้เกิดประโยชน์ต่างๆ เช่น เจ้าหน้าที่แบ่งปันความรู้กันเพิ่มขึ้น เจ้าหน้าที่มีฐานความรู้ในการทำงานตรงกัน เพิ่มศักยภาพในการตัดสินใจ เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการทำงาน เป็นต้น อีกทั้งระบบมีขีดความสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งได้รับความพึงพอใจจากการประเมินโดย อาจารย์ เจ้าหน้าที่ นักศึกษา และประชาชนทั่วไป ในระดับดีร้อยละ 83.4 ทั้งนี้ระบบจัดทำขึ้นเพื่อให้เหมาะสมต่อการใช้งานและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อเจ้าหน้าที่ อาจารย์ นักศึกษา

Abstract

The purpose of the work knowledge management system for sharing Created to be a tool to help collect and share knowledge Of cooperative education staff, Rajamangala University of Technology Isan By using the principles of content management systems And Knowledge Management (KM) theory to apply to manage knowledge, help support the work of staff to exchange knowledge, experience Solution And best practices from work which will bring benefits such as staff sharing more knowledge Staffs have the same working knowledge base. Increase decision-making capacity Increase efficiency Work efficiency, etc. The system also has the capability to respond to the needs of users efficiently Which has been satisfied by evaluations by professors, staff, students, and the general public At a good level of 83.4 percent. The system was designed to be suitable for use and to maximize benefits for staff, staff, students

คำสำคัญ/ป้ายแท็ก Keywords: Information system, Knowledgebase, Cooperative,

1. บทนำ

ในแต่ละวันของการทำงาน มีข้อมูลเกิดขึ้นมากมาย เช่น การปฏิบัติงานสหกิจศึกษา ปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบงาน ปัญหาการใช้งานระบบฐานข้อมูลสหกิจศึกษา เป็นต้น ข้อมูลที่กล่าวมานี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้งานได้จนกว่าจะมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เมื่อได้สารสนเทศก็จะนำไปใช้วิเคราะห์เพื่อนำมาสนับสนุนการตัดสินใจทำให้เกิดความรู้ในการทำงาน ซึ่งความรู้เหล่านี้มีคุณค่ามากมายต่อองค์กร หากไม่มีการจัดการความรู้ก็จะทำให้เกิดปัญหาต่างๆ เช่น “เกิดความล้าช้าในการแก้ปัญหา” ความรู้สูญหายเมื่อเจ้าหน้าที่ในทีมลาออกหรือเกษียณ องค์กรสูญเสียองค์ความรู้ที่เป็นประโยชน์ ไม่มีการถ่ายทอดความรู้วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศในการทำงาน การตัดสินใจมักกระทำโดยไม่ได้ใช้ความรู้อย่างเหมาะสม และใช้เวลานานในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ ดังนั้นการให้ความสำคัญในการจัดการความรู้ในองค์กรจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้องค์กรรักษาองค์ความรู้ไว้ได้และสามารถนำมาใช้ให้เกิดประโชน์สูงสุด

การบริหารจัดการความรู้ที่ต้องใช้ ให้แก่คนที่ต้องการ ในเวลาที่ต้องการใช้ เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลและส่งผลให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ การจัดการความรู้ภายในองค์กรทำเพื่อแบ่งปันความรู้ ให้ผู้อื่นได้นำไปใช้ประโยชน์ ในแต่ะละปีองค์กรใช้เงินจำนวนมากในการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ ดังนั้นความรู้ในด้านต่างๆ เช่น วิธีการปฏิบัติงาน วิธีการแก้ปัญหา เอกสาร ที่สร้างขึ้นโดยเจ้าหน้าที่ ล้วนแต่มีคุณค่าหากได้รับการจัดการอย่างเป็นระบบ สามารถเข้าถึงและนำความรู้ไปใช้ย่อมส่งผลดีกับองค์กรอย่างแน่นอน เพราะทำให้องค์กรได้ทบทวนความรู้ว่าองค์กรมีความรู้เรื่องใดบ้าง ช่วยเพิ่มศักยภาพในการตัดสินใจเนื่องจากมีข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ที่ถูกต้อง และยังเพิ่มประสิทธิภาพประสิทธิผลในการทำงานเพราะมีคลังความรู้ที่สามารถดึงความรู้มาช่วยแก้ปัญหา และทำให้งานประสบผลสำเร็จได้รวดเร็วและง่ายขึ้น

2. วัตถุประสงค์

1. เพื่อพัฒนาระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อแบ่งปันออนไลน์
2. เพื่อนำระบบแบ่งปันความรู้ใช้เป็นเครื่องมือในการจัดเก็บ แลกเปลี่ยน และเผยแพร่ความรู้ภายในองค์กร
3. เพื่อประเมินความพึงพอใจและประสิทธิภาพของระบบคลังความรู้ออนไลน์

3. แนวความคิดและทฤษฎี

ศูนย์สหกิจศึกษา เป็นหน่วยงานรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนงานสหกิจศึกษาซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสารมาพัฒนาให้เป็นระบบเพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้และพัฒนาตัวเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยการจัดการความรู้มีองค์ประกอบ 3 ส่วน ได้แก่ (1) คน เป็นแหล่งความรู้และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ (2) เทคโนโลยี เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกคนในองค์กรสื่อสารและเชื่อมโยงกันได้อย่างทั่วถึง นำความรู้ไปใช้งานได้ง่ายและรวดเร็ว และ (3) กระบวนการจัดการความรู้ เป็นการบริหารจัดการเพื่อนำความรู้จากแห่งความรู้ไปใช้เพื่อให้เกิดการปรับปรุงและนวัตกรรม ซึ่งความรู้สามารถแบ่งออกเป็นประเภทได้ 2 ประเภท ได้แก่ ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) คือ ภูมิความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล เกิดจากประสบการณ์ การเรียนรู้ หรือพรสวรรค์ต่างๆ อธิบายออกมาได้ยากแต่สามารถพัฒนาและแบ่งปันได้ และความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) คือ ความรู้ภายนอกตัวบุคคลที่เป็นทางการและเป็นระบบซึ่งถูกบันทึกและถ่ายทอดออกมาในรูปแบบของสื่อประเภทต่างๆ เช่น หนังสือ คู่มือ และเอกสาร เป็นต้น

4. วิธีการดำเนินงาน/ขั้นตอนการทำงาน

จากปัญหาดังกล่าว ศูนย์สหกิจศึกษา จึงจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยการนำเอาเครื่องมือการจัดการความรู้ (KM Tools) การทบทวนหลังการปฏิบัติ (After action review : AAR)^[1] มาช่วยในการวิเคราะห์หาแนวทางในการแก้ไขปัญหา ลดขั้นตอน และ พัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยมีวิธีการดำเนินการ 4 ขั้นตอน ตามกระบวนการ PDCA^[2]

1. วิเคราะห์ปัญหาโดยใช้เครื่องมือในการดำเนินงานการจัดการความรู้ คือ แบบบันทึกเรื่องเล่า เพื่อบันทึกข้อมูลที่ได้จากระดมความรู้ สรรหา คัดกรอง และกลั่นกรอง ที่มีในตัวของ อาจารย์นิเทศ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน นักศึกษาสหกิจศึกษา สถานประกอบการ เพื่อให้ได้มาซึ่งแนวปฏิบัติที่ดี

2.ดำเนินการการจัดการความรู้ โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ มาพัฒนาเป็นระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อแบ่งปัน

3. วิเคราะห์ระบบสารสนเทศด้านการจัดการความรู้ “ระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อแบ่งปัน”

4. การดำเนินการพัฒนาระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อการแบ่งปันใช้กรอบการทำงานตามขั้นตอนกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เรียกว่า Software Development Life Cycle^[3] โดยมีการทำงาน 4 ขั้นตอน ดังนี้ 1) สำรวจความต้องของผู้ใช้งาน (Preliminary Investigation Phase) 2) วิเคราะห์ความต้องของผู้ใช้งาน (System Analysis Phase) 3) ออกแบบและพัฒนาระบบ (System Design Phase) และ 4) ทดสอบและประเมินผลระบบ (System testing and evaluation) ดังแสดงขั้นตอนการพัฒนาระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อการแบ่งปัน ในรูปที่ 1

รูปที่ 1 ขั้นตอนการพัฒนาระบบจัดการคลังความรู้ในการปฏิบัติงานสหกิจศึกษาเพื่อการแบ่งปัน

สำหรับกระบวนการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบระบบและการพัฒนาซอฟแวร์ ผู้พัฒนาได้ประยุกต์ใช้ ระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยการจัดทำต้นแบบ (Prototyping Methodology) เพื่อให้ผู้พัฒนาระบบสามารถรวมรวมประเด็นปัญหาและความต้องการของผู้ใช้งานได้ถูกต้องและสามารถพัฒนางานได้ถูกต้องและรวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ในการพัฒนาระบบนี้จะเน้นการมีส่วนร่วมขอผู้ใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้งานในกลุ่มตัวอย่างที่เลือกร่วมเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาระบบนี้ซึ่งจะทำให้เกิดผู้ใช้งานมีความเข้าใจในระบบ ให้ความร่วมมือและการยอมรับระบบนี้ได้ดี ในขั้นตอนการนำมาใช้งานจริงต่อไป

แผนผังระบบงานการจัดการความรู้(Flowchart) เป็นแผนผังที่แสดงถึงลำดับการทำงานของการจัดการความรู้ โดยเลือกเครื่องมือชุมชนนักปฏิบัติ Cop มาใช้ในการจัดการความรู้

รูปที่ 2 แผนผังระบบงานการจัดการความรู้เป็นแผนผังของระบบงานการจัดการความรู้

โดยเริ่มจากการรวมกลุ่มกันของชุมชนนักปฏิบัติในส่วนของงานสหกิจศึกษา เมื่อมีการรวมกลุ่มกันก็จะมีการพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน โดยจะมีเลขานุการของกลุ่มทำหน้าที่ในการ จดบันทึก เรียบเรียงความรู้ในส่วนงานสหกิจศึกษาอยู่ในรูปแบบบทความ จากนั้น ก็จะมีการตรวจสอบบทความว่ามีความถูกต้องหรือไม่ หากตรวจสอบว่ามีความถูกต้องแล้วก็นำบทความไปเผยแพร่บนเว็บไซต์ แต่ถ้ายังไม่ถูกต้องก็ทำการแก้ไขบทความให้มีความถูกต้องแล้วจึงนำบทความไปเผยแพร่ต่อไป

การออกแบบระบบในการแบ่งปันความรู้

การออกแบบระบบในการแบ่งปันความรู้

รูปที่ 3 ภาพบริบทระบบแบ่งปันความรู้งานสหกิจศึกษา แผนภาพบริบทระบบแบ่งปันความรู้ในส่วนงานสหกิจศึกษาซึ่งแสดงส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบอยู่สองส่วนด้วยกัน คือ ส่วนของผู้ใช้งานระบบ และส่วนของเจ้าหน้าที่ดูแลระบบ

          รูปที่ 4 แสดงตัวอย่าง Use Case : Use Case Login to the System ,Logout

รูปที่ 5 แสดตัวอย่าง Data Flow Diagram ในส่วนกระทู้

รูปที่ 6 หน้าจอการเพิ่มบทความองค์ความรู้

รูปที่ 7 หน้าจอในส่วนบทความองค์ความรู้

รูปที่ 8 หน้าจอในส่วนค้นหาบทความองค์ความรู้

5. ผลและอภิปรายผลการดำเนินงาน

ผลที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ พบว่าการนำระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อแบ่งปันมาเป็นเครื่องมือในการดำเนินงานช่วยในการจัดเก็บและแบ่งปันความรู้ ของเจ้าหน้าที่สหกิจศึกษามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน โดยใช้เครื่องมือ KM Tool ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ทบทวนปัญหา อุปสรรคจากการปฏิบัติงาน และการแก้ไขปัญหาตลอดจนการพัฒนาระบบงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การประยุกต์บูรณาการได้นำระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเพื่อการแบ่งปัน มาปรับใช้กับงานเพื่อจัดเก็บองค์ความรู้ การแก้ไขปัญหาปฏิบัติงานสหกิจกรณีศึกษา เกิดความสะดวกรวดเร็วในการแก้ไขปัญหา และยังเป็นมาตรฐานเดียวกัน เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการทำให้องค์ความรู้เป็นระบบระเบียบ ง่ายต่อการสืบค้น ติดตาม และรายงานผลต่อผู้บริหาร ตารางที่ 1 การเปรียบเทียบระบบจัดการคลังความรู้ในการปฏิบัติงานสหกิจศึกษาเพื่อการแบ่งปัน

ระบบงานเก่าระบบงานใหม่

จากตาราง พบว่า ระดับความพึงพอใจในการใช้ระบบ มีระดับความพึงพอใจโดยรวมอยู่ในระดับดี (x̄ =4.17 S.D.=0.486) หากพิจารณารายด้านพบว่า ความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูล อยู่ในระดับดีมาก (x̄=4.27 S.D.=0.566) และ ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล ในระดับดีมาก (x̄=4.29 S.D.=0.456) ตามลำดับ

6. ผลสำเร็จของงาน/แนวปฏิบัติที่ดี

ผลสำเร็จของงาน คือ เมื่อนำระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงานเข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานเพื่อให้ศูนย์สหกิจศึกษาสามารถจัดเก็บองค์ความรู้อย่างเป็นระบบ เจ้าหน้าที่มีฐานความรู้ในการทำงานตรงกัน ทำให้ประสานงานเข้ากันได้เร็วขึ้น เพิ่มศักยภาพในการตัดสินใจ เนื่องจากมีการรวบรวมองค์ความรู้เฉพาะด้านที่ถ่ายทอดจากประสบการณ์การทำงานที่ต้องสั่งสมความเชี่ยวชาญออกมาเป็นเนื้อหา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน เพราะมีคลังความรู้ที่สามารถดึงความรู้มาช่วยแก้ปัญหา ทำให้งานประสบผลสำเร็จได้รวดเร็วและง่ายขึ้น ซึ่งในการดำเนินงานจัดทำระบบจัดการคลังความรู้ในการทำงาน มีผลการดำเนินงานเป็นที่น่าพอใจอย่างยิ่งและศูนย์สหกิจศึกษา มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน มีแผนพัฒนาวิจัยเพื่อขยายความสามารถของระบบเพื่อรองรับในการใช้งานรูปแบบระบบ AI (Artificial Intelligence)  ต่อไปได้

การนำไปใช้ประโยชน์

1. เป็นต้นแบบที่สามารถนำไปใช้ในการบริหารจัดการคลังความรู้ ของสถาบันอุดมศึกษาและองค์กรต่างๆ
2. เป็นเครื่องมือในการสร้างกระบวนการเรียนร็ของผู้ปฏิบัติงานผ่านระบบพี่เลี้ยงและการถ่ายทอดความณู้ผ่านสื่อการเรียนรู้
3. เป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการคลังความรู้องค์กร

เอกสารอ้างอิง

1. rmutl“เครื่องมือการจัดการความรู้ (KM TOOLS)” https://kaewpanya.rmutl.ac.th/rmutkm/index.php/14-2016-9th-rmut-km/9th-rmutlkm-general-information/about-km/20-km-tools,[สื่อค้นเมื่อ มกราคม 63]
2. สถานบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ “PDCA” https://www.ftpi.or.th/2015/2125,[สื่อค้นเมื่อ มกราคม 63]
3. เว็บไซต์ 9CHOR.COM “วัฏจักรการพัฒนาซอฟต์แวร์: SOFTWARE DEVELOPMENT LIFE CYCLE” https://www.9chor.com/2017/11/19/software-development-life-cycle/,[สื่อค้นเมื่อ มกราคม 63]